Thực tế, làm việc thông minh có nghĩa là đạt được kết quả tốt nhất trong thời gian và công sức ít bị lãng phí nhất. Nó không chỉ gói gọn trong số lượng đầu việc phải quản lý hoặc lượng thời gian cần bỏ ra để hoàn thành công việc đó. Để làm việc hiệu quả, cần nhìn nhận lại cách thức làm việc của mình, hãy thử nghĩ với cùng lượng thời gian làm việc thường ngày, bản thân có thể hoàn thành thêm được bao nhiêu công việc nữa?
Cần áp dụng ngay 6 kỹ năng dưới đây để nâng cao hiệu quả công việc:
1/ Ưu tiên công việc quan trọng
Cần sắp xếp độ ưu tiên dựa trên khối lượng công việc liên quan và thời hạn hoàn thành công việc đó. Đảm bảo dành đủ thời gian cho từng công việc và quy định thời hạn như một thách thức để hoàn thành công việc nhanh hơn. Thay vì làm nhiều việc cùng một lúc, nên tập trung giải quyết từng việc một nhằm nâng cao chất lượng kết quả. Khi hết thời hạn hoàn thành công việc, hãy dành một ít thời gian nghỉ ngơi và chuyển các sang thực hiện một nhiệm vụ khác để duy trì hoạt động của bản thân.
2/ Giữ một không gian làm việc ngăn nắp
Để làm việc năng suất hơn, nên chắc rằng mọi thông tin có thể truy cập dễ dàng và được sắp xếp ngăn nắp. Việc mất thời gian tìm kiếm hồ sơ chồng chất trên bàn sẽ khiến bạn trở nên mất tập trung. Không gian làm việc ngăn nắp sẽ giúp đầu óc tỉnh táo, tránh tình trạng lưu trữ hồ sơ không có hệ thống trên màn hình máy tính và bàn làm việc. Mỗi ngày, hãy dành một ít thời gian để gác lại công việc và dọn dẹp không gian để chuẩn tinh thần làm việc một cách tốt nhất.
3/ Giảm thiểu những tác nhân gây phân tâm
Hãy cố gắng giảm thiểu mọi yếu tố xung quanh dẫn đến sự phân tâm. Giảm tiếng chuông điện thoại di động và đem nó ra khỏi tầm nhìn khi làm việc. Đồng thời tắt tất cả các âm thanh chẳng hạn như chương trình truyền hình giải trí và bất kỳ bản nhạc gây mất tập trung. Thông báo rõ với đồng nghiệp để tránh bị làm phiền, nên giao tiếp trong thời gian nghỉ ngơi thay vì trong thời điểm đòi hỏi sự tập trung cao.
4/ Loại bỏ các công việc không cần thiết
Thay vì mất tập trung và bận rộn vì những nhiệm vụ không mang lại kết quả tốt, nhà lãnh đạo nên lược bỏ công việc không cần thiết để nâng cao năng suất làm việc. Thiết lập thời hạn cho từng đầu việc mỗi ngày và ưu tiên dành thời gian cho các công việc quan trọng.
5/ Chia nhỏ công việc
Rất nhiều nhà lãnh đạo gặp tình trạng quá tải khi phải giải quyết một dự án lớn. Thay vì để công việc ngày càng tồn đọng, hãy chia nhỏ đầu việc và lên kế hoạch hoàn thành từng việc một. Hoàn thành từng đầu việc sẽ tạo cảm giác bản thân đang càng ngày đang đến gần hơn đến mục tiêu, nâng cao cảm hứng cho những công việc tiếp theo.
6/ Làm việc thông minh
Công việc thường xuyên bị kéo dài do mệt mỏi, mất tập trung, vô kế hoạch cho thấy dấu hiệu kém hiệu quả trong cách làm việc. Nỗ lực đầu tư nhiều công sức và thời gian để hoàn thành công việc chưa chắc sẽ mang lại kết quả tốt nhất.
Một người làm việc thông minh và hiệu quả là người biết cách ưu tiên công việc quan trọng và dành đủ thời gian để thực hiện nó một cách chính xác. Áp dụng thường xuyên thói quen hiệu quả vào công việc sẽ đem đến kết quả tích cực và vượt trội. Ngoài ra, lập kế hoạch công việc mỗi ngày là cần thiết để nâng cao hiệu suất làm việc.
