Danh sách việc cần làm của bạn có liên tục tăng lên hàng ngày không? Bạn có cảm thấy không có đủ giờ trong ngày để đáp ứng các nghĩa vụ gia đình, công việc và xã hội không? Nếu câu trả lời là có – hãy cùng xem xét bài viết dưới đây để có câu trả lời.
Nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard đã theo dõi 27 CEO của nhóm công ty hoạt động hiệu quả nhất với giá trị trung bình 1,3 tỷ USD/Công ty. Với sự giúp đỡ của các trợ lý điều hành của họ, kết quả nghiên cứu được đưa ra sau hơn 3 tháng theo dõi, với tổng số giờ theo dõi là hơn 60.000 giờ. Mục đích chính của nghiên cứu này là phân tích việc phân bổ thời gian thực tế của 27 CEOs và đưa ra các khuyến nghị về cách tăng hiệu quả thời gian.
Đối với các Nhà Lãnh đạo doanh nghiệp, quản lý thời gian đặc biệt cần thiết do mức độ trách nhiệm của họ và số giờ hạn chế trong ngày. Thời gian đã mất không những không thể tìm lại, mà việc KHÔNG quản lý thời gian một cách chiến lược cũng gây tổn hại đến sức khỏe, hiệu quả và hiệu suất của tổ chức.
Có thể cho rằng, bước quan trọng nhất để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả là thông qua việc quản lý lịch phù hợp. Cách CEO quản lý thời gian sẽ dẫn kết quả dẫn dắt được doanh nghiệp trở nên thành công hay thất bại.
Dưới đây là sáu nguyên tắc giúp Nhà Lãnh đạo có thể tăng cường hiệu quả của mình:
1. LÊN LỊCH NGHỈ NGƠI VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN.
Khoanh vùng một khoảng thời gian nghỉ ngơi trong ngày. Chúng ta không phải là siêu nhân. 10 phút nghỉ ngơi sẽ không khiến doanh nghiệp của bạn bị phá sản. Ngược lại, những khoảng trống ngắn này giúp bạn có thời gian để lấy lại hơi thở, xem xét lại những gì tiếp theo và định tâm trước khi tiến lên phía trước. Warren Buffet sắp xếp thời gian mỗi ngày chỉ để đọc. Người thân của bạn cũng sẽ rất vui mừng nếu nhận được tin nhắn của bạn khi bạn rảnh rỗi.
Ngoài ra, hãy lên lịch cho tất cả các hoạt động thường xuyên, như nhận thư, dắt chó đi dạo, giặt là, tập thể dục hoặc đón con. Những nhiệm vụ lặp lại này cũng cần được đưa vào công việc hàng ngày của bạn và việc căn thời gian cho chúng sẽ giúp bạn phân bổ thời gian còn lại trong ngày một cách dễ dàng hơn.
2. BỔ SUNG THỜI GIAN NGHỈ GIỮA CÁC CUỘC HỌP.
Hãy nhớ thêm thời gian giữa các cuộc họp để tránh trường hợp chậm trễ. Rất ít cuộc họp bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Đôi khi một cuộc thảo luận mở rộng là cần thiết và hữu ích trong tùy vào tính chất/nội dung của buổi họp. Lập kế hoạch cho những tình huống này để bạn không liên tục bị trễ đối với các kế hoạch tiếp theo trên lịch của mình.
3. NẮM VỮNG NGHỆ THUẬT TRAO QUYỀN.
Ra khỏi cỏ dại. Nếu không cẩn thận, nhiều CEO có thể bị lấy đi thời gian khi trả lời các câu hỏi không liên quan từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của họ. CEO cần là người chịu trách nhiệm và ra quyết định, nhưng đó không phải là công việc duy nhất mà một CEO cần làm. Lập kế hoạch và tạo ra một tầm nhìn về phía trước cho tổ chức của bạn quan trọng hơn việc giám sát chi li từng quyết định hàng ngày.
CEO có thể giải quyết vấn đề này theo hai cách: Trao quyền cho đội ngũ lãnh đạo để xử lý các hoạt động hàng ngày và thường xuyên lập kế hoạch để không bị gián đoạn vào lịch đã sắp xếp trước. Khi CEO không có thời gian để lập kế hoạch, tổ chức của bạn có thể sẽ hoạt động dựa trên các mục tiêu ngắn hạn, điều này khiến kết quả kinh doanh có nguy cơ bị gián đoạn và hạn chế.
4. HÃY THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HÔM SAU TỪ NGÀY HÔM TRƯỚC.
Chuẩn bị cho ngày hôm sau vào cuối mỗi ngày. Bạn sẽ ngủ ngon hơn nếu bạn đã ghi lại những suy nghĩ và chương trình làm việc của mình thay vì để mọi thứ quay cuồng trong đầu bạn cho đến sáng. Vì vậy, hãy lên lịch cho việc này như một việc thường xuyên mỗi ngày.
5. BAO GỒM THỜI GIAN ĐỂ PHÁT TRIỂN BẢN THÂN VÀ NHÓM CỦA BẠN.
Sau khi kiểm soát được lịch của bản thân, đầu tư vào phát triển khả năng lãnh đạo. Bắt đầu bằng cách xác định các lĩnh vực mà bạn và đội nhóm của bạn có thể cải thiện. Trong quá khứ có thể đã có những khó khăn vì bạn không tin tưởng vào khả năng phán đoán của đội mình? Hoặc bạn nhận ra khi bạn ngồi xuống để lập kế hoạch mà đội nhóm không biết bắt đầu từ đâu? Doanh nghiệp có thể đầu tư vào việc thuê giảng viên ngoài để đào tạo, đảm bảo đầu ra với kỳ vọng về hiệu suất của chính bạn và đội nhóm. Bạn sẽ học cách nhận ra những cơ hội mới và lập kế hoạch để đạt được chúng khi bạn sẵn sàng nhận lời khuyên.
6. SỬ DỤNG EMAIL MỘT CÁCH THẬN TRỌNG.
Một trong những gánh nặng của CEO, Nhà Lãnh đạo chính là việc nhận và trả lời đến vài trăm email mỗi ngày. Ở vị trí lãnh đạo, mọi người cảm thấy áp lực phải trả lời mail liên tục – buổi tối, cuối tuần, trừ những lúc ăn, ngủ, tắm,… Văn hóa gửi mail cần phù hợp với văn hóa từng công ty. Tuy nhiên, đối với những vấn đề có thể trao đổi và giải quyết trực tiếp, cần xử lý trực tiếp hoặc qua điện thoại, tránh việc trao đổi và phản hồi email một cách vội vàng, không rõ ràng.
Vậy thời gian nào CEO có thể dành thời gian gặp gỡ những người gửi email cho họ? Lịch trình tốt nhất để trao đổi chính là thời gian ghé thăm các đơn vị. Đây có thể là những chuyến thăm thân thiện chỉ để cho mọi người biết việc luồng giao tiếp được mở, đồng thời mang đến cho CEOs cơ hội làm quen với mọi người ở mức độ cá nhân.
( Nguồn: Sưu tầm)
