Sẽ thế nào nếu bạn tuân thủ mọi nguyên tắc quản lý thời gian phổ biến được chuyên gia đưa ra? Liệu thực sự chỉ bằng cách tận dụng hiệu quả hơn 24 giờ mỗi ngày, bạn sẽ đạt đến những thành tựu vượt trội?
Khảo sát công bố năm 2018 của hai giáo sư thuộc trường kinh doanh Harvard – Michael Porter và Nitin Nohria – với sự tham gia của 27 CEO đến từ các công ty có doanh thu trung bình hàng năm 13,1 tỷ đô la, đã giúp chúng ta hình dung cách quản lý thời gian hiệu quả để đem đến thành công.
Cụ thể, kết quả cho thấy các CEO làm việc trung bình 62,5 tiếng/tuần, với 9,7 tiếng mỗi ngày trong tuần, 3,9 tiếng mỗi ngày cuối tuần và 2,4 tiếng mỗi ngày nghỉ lễ. Đáng chú ý là:
¾ thời gian của họ đã được lên kế hoạch sẵn.
Thời gian họ ngồi trong văn phòng xấp xỉ thời gian họ làm việc bên ngoài.
Họ ưu tiên các cuộc gặp gỡ trực tiếp hơn các hình thức giao tiếp qua điện tử.
Thời gian họ dành cho các buổi họp chiếm ¾ thời gian trong ngày.
Thời gian họ dành cho bản thân không quá chênh lệch với thời gian cho công việc.
Hãy nhìn vào những ưu tiên và tư duy đằng sau của các CEO.
1. Ưu tiên cho các Công việc trọng yếu
75% tổng thời gian làm việc của CEO được lên kế hoạch trước và các công việc sẽ được phân thành:
43% thời gian cho các hoạt động liên quan đến định hướng hay chiến lược quan trọng cần thảo luận trong Ban Lãnh đạo, điều hành.
36% dành cho các sự vụ phát sinh (cả trong và ngoài công ty) như sự cố trong sản phẩm, lỗ hổng an ninh mạng, thiên tai, khủng bố…
21% cho các công việc hàng ngày như kiểm tra thư, đọc báo cáo, gặp nhà đầu tư…
Các CEO chia sẻ 43% thời gian lên kế hoạch này cho họ biết mình cần trực tiếp tham gia vào những nhiệm vụ nào cũng như thứ tự ưu tiên giữa chúng. Ngoài ra, dành càng nhiều thời gian lên kế hoạch, họ càng tường tận tiến độ của những đầu việc chính đang tiến hành và biết cách điều chỉnh kịp thời.
Điều này cũng giúp họ tránh phải tốn thời gian giải quyết những tiểu tiết phát sinh vì quản lý các nhiệm vụ lớn không hiệu quả.
Có thể thấy vì quản lý tốt việc lên chiến lược, review hoạt động kinh doanh và nuôi dưỡng mối quan hệ trọng yếu mà CEO gần như không tốn thời gian giải quyết sự cố. Cụ thể quản lý rủi ro chỉ chiếm 1% quỹ thời gian của họ.
Tuy nhiên một điều đáng lưu ý là các việc phát sinh cũng được CEO dành sự tập trung không kém (36% thời gian). Họ lý giải đây thường là những biến cố gây ra thiệt hại nặng nề, thậm chí dẫn đến sự sụp đổ của công ty nếu không giải quyết nhanh chóng và thấu đáo.
Có mặt lập tức và xử lý trực tiếp là cách tốt nhất để trấn an và vực dậy lòng tin cho cả nội bộ cùng các bên liên quan. Vì thế, các CEO luôn dành ra khoảng thời gian đáng kể để dự trù cho việc này.
2. Ưu tiên gặp mặt trực tiếp
Gặp mặt trực tiếp là cách tốt nhất để CEO tạo được sức ảnh hưởng, tìm hiểu tình hình xung quanh và ủy thác công việc. Nó cho phép họ kết nối với người đối diện dễ dàng hơn, cũng như tạo hiệu quả khi chuyển giao những công việc quan trọng.
Đó là lí do mà 60% thời gian giao tiếp họ dùng cách mặt đối mặt. Điện thoại và các hình thức liên lạc qua điện tử khác lần lượt chỉ chiếm 15 và 24%.
Thực chất, không chỉ ưu tiên gặp gỡ trực tiếp, CEO còn giảm thiểu tối đa hình thức trao đổi email. Họ nói rằng thư điện tử thường khiến công việc bị gián đoạn và kéo dài thời gian xử lý những nhiệm vụ quan trọng.
Lý do là đa số các email tới hòm thư không cần CEO trực tiếp giải quyết và việc liên lạc bằng email cũng dễ dẫn đến hiểu lầm trong giao tiếp. Kết quả đều là giảm năng suất làm việc.
(Nguồn: Havard)
