1. Khái niệm “nút cổ chai”

“Nút cổ chai” trong quy trình làm việc được hiểu là điểm nóng xuất hiện xuyên suốt quá trình thực hiện công việc, trong đó số lượng công việc yêu cầu vượt quá khả năng xử lý thông thường của một nhân viên bình thường, khiến luồng công việc bị gián đoạn, chậm trễ hoặc tắc nghẽn.

Trên thực tế, một quy trình làm việc có thể có nhiều hơn một nút cổ chai. Thậm chí nút cổ chai của quy trình này chính là nút thắt cản trở tiến độ thực hiện quy trình công việc khác.

Có hai loại nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp:

• Nút cổ chai ngắn hạn: Được gây ra bởi các nguyên nhân mang tính chất bất ngờ và tạm thời. Ví dụ như một thành viên cốt cán trong dự án bị ốm phải nghỉ phép trong 03 ngày, vì không ai có đủ khả năng đảm nhận thay anh ta nên công việc sẽ bị tồn đọng lại.
• Nút cổ chai dài hạn: Là những tắc nghẽn xảy ra thường xuyên, lặp lại trong thời gian dài mà chưa được giải quyết. Ví dụ như một công ty media có tới 05 video editor làm việc năng suất nhưng lại chỉ có một người duy nhất chịu trách nhiệm xét duyệt nội dung, nên các sản phẩm cuối cùng luôn được công bố chậm trễ so với deadline trong kế hoạch.

2. Nguyên nhân gây ra các “nút cổ chai”

Quy trình xử lý, phê duyệt báo cáo, đề xuất thủ công rườm rà

Theo thống kê của McKinsey, trung bình 1 ngày doanh nghiệp sẽ lãng phí 40% thời gian làm việc để giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính, báo cáo công việc. Hiệu suất nhân sự cũng từ đó bị ảnh hưởng đáng kể, thay vì 100% như nhà quản trị kỳ vọng thì mức độ hoàn thành công việc của cán bộ, nhân viên chỉ đạt ở mức 50 – 60%. Tại sao lại như vậy?

Nhân viên lấy đủ lý do biện minh cho việc chậm trễ tiến độ

Không hoàn thành deadline đặt ra, người này đổ lỗi cho người kia chậm tiến độ, người kia đổi lý do không nhận được email, gửi báo cáo sếp chưa duyệt. Ai cũng có lý do biện mình, công việc thì chậm trễ, cũng chẳng biết “đè đầu” ai ra để chịu trách nhiệm.

Teamwork kém hiệu quả, không phân công chính xác các đầu việc

Không phân luồng chi tiết các đầu việc ngay từ đầu mà nghĩ ra việc gì giao thêm việc đó dẫn đến toàn bộ các nhiệm vụ trong quy trình bị đảo lộn, tiến độ bị ảnh hưởng và chất lượng đương nhiên cũng không thể đảm bảo.

Thiếu tương tác giữa các cá nhân, phòng ban

Một môi trường trao đổi trực tiếp giữa những cá nhân cùng thực hiện quy trình là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, việc xử lý nhiệm vụ riêng lẻ, thiếu sự tương tác, thảo luận, trao đổi ý kiến gây bất đồng trong quá trình triển khai làm giảm hiệu quả công việc.

Quan trọng nhất, không biết nút thắt ở đâu để giải quyết

Các bộ phận liên quan không nắm được tình hình xử lý công việc của các bộ phận ở các bước trước để có sự chuẩn bị về nguồn lực, kế hoạch công việc. Lãnh đạo không kiểm soát được chính xác công việc đang bị tắc nghẽn ở bước nào, khâu nào trong quy trình để có sự can thiệp kịp thời.

3. Đi tìm nguyên nhân và giải pháp tháo gỡ 

Cách xác định nguyên nhân

Hệ thống hóa lại quy trình

Bước đầu tiên trong hành trình xác định nút cổ chai là xác định rõ ràng doanh nghiệp bạn đang vận hành theo bao nhiêu quy trình và cấu trúc từng quy trình ra sao, chúng liên quan đến nhau như thế nào? Hãy thể hiện trực quan bằng biểu đồ để đánh giá chính xác và dễ dàng hơn.

Khảo sát nhân viên – những người trực tiếp tham gia vào quy trình

Trò chuyện với những cá nhân trực tiếp tham gia vào quy trình là cách phát hiện nút cổ chai nhanh chóng nhất. Họ sẽ chỉ ra cho bạn biết trong một guồng công việc xuyên suốt, điểm nào thường xuyên xảy ra tắc nghẽn và tắc nghẽn đó ảnh hưởng như thế nào đến tiến độ chung.

Bạn có thể yêu cầu họ điền vào phiếu khảo sát với những câu hỏi cụ thể như:

• Các hoạt động lặp đi lặp lại trong công việc hàng ngày của bạn là gì?
• Những công việc đó mất bao nhiêu thời gian?
• Khi người thực hiện giai đoạn trước chậm tiến độ, đến bước bạn đảm nhận, bạn sẽ làm gì?
• Bạn xử lý ra sao khi kế hoạch hoặc báo cáo công việc gửi đi rất lâu nhưng quản lý chưa duyệt?

Phân tích dữ liệu báo cáo thống kê

Dựa vào số liệu báo cáo thống kê năng suất, bạn cũng dễ dàng nắm bắt được một quy trình cụ thể sẽ mất bao lâu để xử lý? Những bộ phận nào đang đáp ứng thời hạn và chỉ tiêu, bộ phận nào đang “tụt lại”. Tuy nhiên, quá trình này tiêu tốn rất nhiều thời gian tổng hợp của không chỉ cấp quản lý mà cả của ban lãnh đạo.

Giải pháp tháo gỡ “nút cổ chai” trong quy trình làm việc 

Có nhiều biện pháp khả thi giải quyết tắc nghẽn trong quy trình làm việc như thuê thêm nhân viên, tổ chức đào tạo lại cán bộ nhân viên, ứng dụng công nghệ. Trong đó, phần mềm tự động hóa quy trình liên phòng ban được khuyến khích áp dụng vì tiết kiệm chi phí, hạn chế rủi ro và gần như không xảy ra bất kỳ phát sinh nào trong quá trình triển khai thực hiện.

Tự động hóa quy trình được hiểu là một chuỗi các hành động tự động được tạo ra xuyên suốt quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra một cách trôi chảy nhất. Tự động hóa quy trình tháo gỡ toàn bộ nút thắt cổ chai doanh nghiệp gặp phải trong quy trình làm việc giúp:

• Hạn chế sai sót
• Gia tăng kết nối
• Cải thiện hiệu suất nhân sự
• Loại bỏ các tác vụ thủ công kém hiệu quả
• Kết hợp dễ dàng nhiều nhiệm vụ, đa phòng ban
• Minh bạch, dễ kiểm soát, tăng sự tin cậy
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Nút cổ chai có thể là bất cứ yếu tố nào trong doanh nghiệp nên chúng cũng có khả năng “gây hại trên diện rộng”, ảnh hưởng tới rất nhiều yếu tố khác mà chủ doanh nghiệp cần quan tâm. 

Tuy nhiên, người Lãnh đạo là đóng vai trò quan trọng nhất quyết định đến doanh nghiệp tổ chức, vì vậy hãy bắt đầu từ việc nâng tầm lãnh đạo thông qua chương trình Michigan Advanced MiniMBA.

( Nguồn: Tổng hợp)