Sơ đồ tổng quan công cụ OGSM trong quản trị doanh nghiệp
Trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang đối mặt với thách thức lớn trong việc xây dựng và thực thi chiến lược hiệu quả. Theo khảo sát của Vietnam Report năm 2023, chỉ có 35% doanh nghiệp trong nước có chiến lược rõ ràng và đo lường được kết quả thực hiện. Đây chính là lúc các nhà lãnh đạo cần tìm kiếm một công cụ quản trị mạnh mẽ, giúp kết nối tầm nhìn với hành động cụ thể. Công cụ OGSM trong quản trị nổi lên như một giải pháp toàn diện, được nhiều tập đoàn lớn trên thế giới tin dùng để biến ý tưởng thành hiện thực.
OGSM là gì và tại sao doanh nghiệp cần áp dụng
OGSM là viết tắt của Objectives – Goals – Strategies – Measures, một phương pháp lập kế hoạch chiến lược được phát triển từ những năm 1950 tại Nhật Bản. Ban đầu, công cụ này được Toyota sử dụng để cải tiến quy trình sản xuất, sau đó lan rộng sang các tập đoàn đa quốc gia như Procter & Gamble, Coca-Cola và Microsoft. Điểm đặc biệt của mô hình OGSM là khả năng tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa tầm nhìn dài hạn với các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Khác với nhiều công cụ quản trị phức tạp khác, OGSM nổi bật với tính đơn giản nhưng hiệu quả cao. Toàn bộ chiến lược của một doanh nghiệp có thể được trình bày trên một trang giấy A4, giúp mọi thành viên trong tổ chức dễ dàng hiểu và thực hiện. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, nơi nguồn lực hạn chế đòi hỏi sự tập trung cao độ vào những ưu tiên chiến lược.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang gặp khó khăn trong việc chuyển đổi tầm nhìn thành hành động cụ thể. Theo nghiên cứu của Viện Quản trị Kinh doanh FSB, có đến 60% doanh nghiệp không có hệ thống đo lường hiệu quả chiến lược. Công cụ OGSM trong quản trị giải quyết vấn đề này bằng cách tạo ra một khung làm việc rõ ràng, giúp lãnh đạo và nhân viên cùng hướng đến mục tiêu chung. Sự minh bạch trong cấu trúc OGSM cũng tạo điều kiện cho việc theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
Cấu trúc chi tiết của mô hình OGSM
Objectives – Mục tiêu tổng quát
Objectives trong OGSM đại diện cho tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp, thường được phát biểu dưới dạng định tính và mang tính truyền cảm hứng. Đây là câu trả lời cho câu hỏi “Chúng ta muốn trở thành gì?” và phải phù hợp với giá trị cốt lõi của tổ chức. Một Objective hiệu quả cần đáp ứng ba tiêu chí: rõ ràng về hướng đi, tạo động lực cho đội ngũ và có tính khả thi trong dài hạn.
Ví dụ, một công ty công nghệ Việt Nam có thể đặt Objective là “Trở thành nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đông Nam Á vào năm 2030”. Mục tiêu này vừa thể hiện tham vọng, vừa xác định rõ phạm vi hoạt động và thời gian thực hiện.
Goals – Mục tiêu cụ thể
Goals là những mục tiêu định lượng cụ thể, có thể đo lường được và có mốc thời gian rõ ràng. Chúng là sự cụ thể hóa của Objectives thành những con số và chỉ tiêu cụ thể. Mỗi Objective thường được chia thành 3-5 Goals để đảm bảo tính khả thi và dễ quản lý. Goals cần tuân theo nguyên tắc SMART: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả thi), Relevant (Phù hợp) và Time-bound (Có thời hạn).
Tiếp nối ví dụ trên, các Goals có thể bao gồm: đạt doanh thu 500 tỷ đồng vào năm 2025, phục vụ 1000 khách hàng doanh nghiệp vào cuối năm 2024, và mở rộng hoạt động sang 3 quốc gia Đông Nam Á trong 3 năm tới. Những con số này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả thực hiện chiến lược.
Strategies – Chiến lược thực hiện
Strategies trong phương pháp OGSM là những cách thức, phương pháp cụ thể để đạt được các Goals đã đề ra. Đây là phần quan trọng nhất vì nó chuyển hóa ý tưởng thành hành động thực tế. Mỗi Goal thường cần 2-4 Strategies để đảm bảo có nhiều phương án tiếp cận. Strategies cần phải khả thi với nguồn lực hiện có và phù hợp với năng lực cốt lõi của doanh nghiệp.
Các chiến lược có thể bao gồm: phát triển đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp thông qua đào tạo liên tục, xây dựng nền tảng công nghệ cloud-based để mở rộng quy mô nhanh chóng, thiết lập quan hệ đối tác chiến lược với các hiệp hội doanh nghiệp trong khu vực. Mỗi chiến lược cần được phân công rõ ràng cho các bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện.
Measures – Thước đo kết quả
Measures là các chỉ số đo lường cụ thể để theo dõi tiến độ thực hiện Strategies và đánh giá mức độ đạt được Goals. Đây là yếu tố then chốt giúp công cụ OGSM trong quản trị trở nên hiệu quả, vì nó tạo ra tính minh bạch và trách nhiệm trong tổ chức. Measures cần được thiết kế sao cho dễ thu thập dữ liệu, phản ánh đúng bản chất của chiến lược và có thể cập nhật thường xuyên.
Các thước đo có thể bao gồm: số lượng khách hàng mới mỗi quý, tỷ lệ giữ chân khách hàng, doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng, thời gian triển khai dự án trung bình. Việc theo dõi các chỉ số này giúp lãnh đạo kịp thời phát hiện vấn đề và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.
Quy trình triển khai công cụ OGSM trong doanh nghiệp
Việc triển khai thành công mô hình OGSM đòi hỏi một quy trình có hệ thống và sự cam kết từ ban lãnh đạo. Bước đầu tiên là tổ chức workshop chiến lược với sự tham gia của các cấp quản lý chủ chốt. Trong buổi làm việc này, đội ngũ lãnh đạo cần thống nhất về tầm nhìn dài hạn và các ưu tiên chiến lược của doanh nghiệp. Kinh nghiệm cho thấy, việc có sự tham gia của một chuyên gia tư vấn bên ngoài sẽ giúp quá trình này diễn ra khách quan và hiệu quả hơn.
Sau khi có bản OGSM cấp công ty, bước tiếp theo là cascading – tức là triển khai xuống các cấp bộ phận. Mỗi phòng ban sẽ xây dựng OGSM riêng, phù hợp với OGSM tổng thể của công ty. Quá trình này đảm bảo sự nhất quán từ cấp cao nhất đến cấp thực thi, tạo nên sức mạnh tổng hợp cho toàn tổ chức. Điều quan trọng là mỗi nhân viên đều hiểu rõ vai trò của mình trong bức tranh tổng thể.
Giai đoạn triển khai cần có hệ thống theo dõi và báo cáo định kỳ. Nhiều doanh nghiệp áp dụng chu kỳ review hàng tháng cho Measures, hàng quý cho Strategies và Goals, và hàng năm cho Objectives. Việc sử dụng dashboard trực quan giúp mọi người dễ dàng nắm bắt tình hình thực hiện. Công nghệ số hóa ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và phân tích dữ liệu real-time.
Một yếu tố then chốt cho sự thành công là văn hóa trách nhiệm và minh bạch. Công cụ OGSM trong quản trị chỉ phát huy hiệu quả khi mọi người sẵn sàng chia sẻ thông tin, nhận diện vấn đề sớm và hợp tác tìm giải pháp. Lãnh đạo cần tạo môi trường an toàn để nhân viên dám thử nghiệm, chấp nhận thất bại và học hỏi từ kinh nghiệm.
Lợi ích và thách thức khi áp dụng phương pháp OGSM
Lợi ích đầu tiên và rõ ràng nhất của OGSM là tính đơn giản và dễ hiểu. Toàn bộ chiến lược được trình bày trên một trang giấy giúp mọi thành viên trong tổ chức dễ dàng nắm bắt và ghi nhớ. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam, nơi nhiều nhân viên chưa quen với các công cụ quản trị phức tạp. Sự đơn giản này cũng giúp tiết kiệm thời gian trong việc truyền đạt và đào tạo.
Lợi ích thứ hai là khả năng tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các cấp độ trong tổ chức. Khi mỗi bộ phận đều có OGSM riêng nhưng gắn kết với OGSM chung, sẽ hình thành một mạng lưới mục tiêu thống nhất. Điều này giảm thiểu xung đột nội bộ và tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban. Nhiều doanh nghiệp báo cáo rằng sau khi áp dụng OGSM, hiệu quả làm việc nhóm được cải thiện đáng kể.
Tuy nhiên, việc triển khai OGSM cũng đối mặt với không ít thách thức. Thách thức lớn nhất thường đến từ sự kháng cự thay đổi của nhân viên, đặc biệt là những người đã quen với cách làm việc cũ. Việc chuyển từ quản lý theo cảm tính sang quản lý bằng số liệu đòi hỏi thay đổi tư duy căn bản. Một số quản lý cấp trung có thể lo ngại về việc bị đo lường và đánh giá minh bạch hơn.
Thách thức khác nằm ở việc duy trì kỷ luật thực hiện trong dài hạn. Nhiều doanh nghiệp hăng hái trong giai đoạn đầu nhưng dần dần trở lại thói quen cũ khi gặp khó khăn. Việc cập nhật và review định kỳ đòi hỏi thời gian và công sức, có thể gây áp lực cho đội ngũ vốn đã bận rộn với công việc hàng ngày. Do đó, cam kết từ lãnh đạo cao nhất là yếu tố then chốt để duy trì động lực cho toàn tổ chức.
So sánh OGSM với các công cụ quản trị chiến lược khác
Khi đặt cạnh các công cụ quản trị chiến lược phổ biến khác như Balanced Scorecard (BSC), OKR hay KPI, OGSM thể hiện những ưu điểm riêng biệt. So với BSC, OGSM đơn giản hơn nhiều về mặt cấu trúc và dễ triển khai hơn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong khi BSC yêu cầu xây dựng bản đồ chiến lược phức tạp với nhiều perspective, OGSM chỉ cần một trang giấy để thể hiện toàn bộ chiến lược.
So với OKR (Objectives and Key Results) đang được nhiều startup ưa chuộng, OGSM có lợi thế về tính toàn diện hơn. OKR tập trung vào mục tiêu ngắn hạn (thường là quý) và khuyến khích đặt mục tiêu vượt trội, trong khi OGSM cân bằng giữa tầm nhìn dài hạn và hành động ngắn hạn. OGSM cũng nhấn mạnh vào chiến lược cụ thể, điều mà OKR không đề cập trực tiếp.
Về phần KPI (Key Performance Indicators), đây thực chất chỉ là công cụ đo lường, tương đương với phần Measures trong OGSM. Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi chỉ tập trung vào KPI mà thiếu đi bức tranh tổng thể về mục tiêu và chiến lược. OGSM khắc phục điểm yếu này bằng cách tích hợp KPI vào một khung chiến lược hoàn chỉnh.
Tuy nhiên, không có công cụ nào là hoàn hảo cho mọi tình huống. Lựa chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào văn hóa doanh nghiệp, giai đoạn phát triển và nguồn lực sẵn có. Một số doanh nghiệp thậm chí kết hợp nhiều công cụ, ví dụ sử dụng OGSM cho chiến lược tổng thể và OKR cho các dự án ngắn hạn. Điều quan trọng là phải hiểu rõ bản chất của từng công cụ và áp dụng một cách nhất quán.
Kinh nghiệm thực tế áp dụng OGSM tại doanh nghiệp Việt Nam
Trong những năm gần đây, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu áp dụng công cụ OGSM trong quản trị với những kết quả đáng khích lệ. Một công ty sản xuất thực phẩm tại Long An đã sử dụng OGSM để tái cấu trúc hoạt động sau đại dịch COVID-19. Ban đầu, họ gặp khó khăn trong việc thuyết phục đội ngũ quản lý cấp trung về lợi ích của phương pháp mới. Tuy nhiên, sau 6 tháng triển khai với sự hỗ trợ của chuyên gia tư vấn, công ty đã tăng 30% hiệu suất sản xuất và giảm 20% chi phí vận hành.
Bí quyết thành công của họ nằm ở việc bắt đầu với pilot project ở một phòng ban trước khi triển khai toàn công ty. Phòng kinh doanh được chọn làm điểm thử nghiệm vì có đội ngũ trẻ, năng động và sẵn sàng thay đổi. Sau khi chứng kiến kết quả tích cực, các phòng ban khác chủ động yêu cầu được áp dụng OGSM. Cách tiếp cận từ dưới lên này tạo ra sự đồng thuận tự nhiên thay vì áp đặt từ trên xuống.
Một bài học quan trọng khác là việc điều chỉnh OGSM cho phù hợp với đặc thù văn hóa Việt Nam. Thay vì áp dụng cứng nhắc mô hình từ nước ngoài, doanh nghiệp cần linh hoạt trong cách triển khai. Ví dụ, việc review có thể kết hợp với các buổi họp team building để tạo không khí thoải mái, hoặc sử dụng các ví dụ và ngôn ngữ gần gũi với nhân viên Việt Nam.
Kinh nghiệm cũng cho thấy vai trò của công nghệ trong việc hỗ trợ triển khai OGSM. Nhiều doanh nghiệp đã phát triển hoặc sử dụng các phần mềm quản lý để theo dõi tiến độ real-time. Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty có nhiều chi nhánh hoặc làm việc từ xa. Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ, yếu tố con người vẫn là then chốt cho sự thành công.
Công cụ OGSM trong quản trị đã chứng minh là một phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp Việt Nam xây dựng và thực thi chiến lược một cách có hệ thống. Với cấu trúc đơn giản nhưng toàn diện, OGSM giúp kết nối tầm nhìn dài hạn với hành động cụ thể hàng ngày. Mặc dù còn tồn tại những thách thức trong quá trình triển khai, nhưng với sự cam kết từ lãnh đạo và cách tiếp cận phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng sức mạnh của công cụ này để nâng cao hiệu quả quản trị.
Để thành công với OGSM, doanh nghiệp cần bắt đầu với tư duy đúng đắn: đây không chỉ là một công cụ lập kế hoạch mà là cách thức vận hành mới của tổ chức. Việc đầu tư vào đào tạo và phát triển năng lực quản trị cho đội ngũ là điều cần thiết. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội nâng cao kỹ năng lãnh đạo và quản trị chiến lược, khóa học Global MiniMBA FPT sẽ trang bị cho bạn những kiến thức và công cụ hiện đại nhất, trong đó có OGSM và nhiều phương pháp quản trị tiên tiến khác. Đây là cơ hội tuyệt vời để học hỏi từ các chuyên gia hàng đầu và mạng lưới các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thành công.
Hãy liên hệ sớm với FPT theo số hotline 0904.922.211 (Hà Nội) – 0904.959.393 (HCM) để nhận được tư vấn nghệ thuật lãnh đạo và các khóa học chất lượng cao tại FPT nhé!
