Dường như mọi người đều biết cảm giác khi phải trải qua cuộc họp kéo dài một cách vô nghĩa, khi mà chúng ta phải ngồi đếm từng phút trôi qua cho đến khi có thể quay trở lại bàn làm việc và thực sự hoàn thành một phần việc nào đó.

Đối với nhà đầu tư tỷ phú Ray Dalio – nhà sáng lập quỹ phòng hộ lớn nhất thế giới Bridgewater Associates (quản lý khoảng 150 tỷ USD), những cuộc họp tệ hại là điều không thể chấp nhận được.

Trong sự nghiệp tài chính kéo dài hàng thập kỷ, tỷ phú Dalio đã chú ý đến những yếu tố khiến cho nhiều cuộc họp hành trở nên không hiệu quả. Và ông phát hiện ra những điều tệ nhất là “cảm xúc, hỗn loạn và vô lý, với những con người suy nghĩ rất khác nhau và không biết đến nghệ thuật bày tỏ sự bất đồng quan điểm”, ông nói với CNBC.

“Tôi đã học được cách tạm ngưng lại một thời gian để tìm ra những nguyên tắc nền tảng, giúp chúng tôi biết mình nên hành động và cư xử với người khác như thế nào, thể hiện sự bất đồng quan điểm ra sao và tìm cách để vượt qua những bất đồng đó”, Dalio cho biết. Và ông đã tạo ra một hệ thống những “quy định” để tạo ra nhiều cuộc họp thành công hơn.

Những nguyên tắc nền tảng này được giải thích rõ trong cuốn sách của Dalio, được xuất bản năm 2017 với tựa đề Principles: Life & Work (tạm dịch: Những nguyên tắc cho cuộc sống và công việc). Theo đó, vấn đề gốc rễ của những cuộc họp tệ hại lại rất đơn giản.

“Có quá nhiều lý do dẫn đến những cuộc họp vô nghĩa, nhưng thường là bởi vì chúng thiếu sự rõ ràng về chủ đề họp hoặc về mức độ thảo luận các vấn đề. Mọi cuộc họp nên hướng đến việc đạt được những mục tiêu của ai đó – người chịu trách nhiệm về cuộc họp và đưa ra quyết định về việc họ muốn đạt được điều gì sau khi kết thúc họp”, Dalio viết trong cuốn Principles: Life & Work.

Vị tỷ phú ngành tài chính đã đưa ra 4 lời khuyên để những cuộc họp trở nên hiệu quả hơn, năng suất hơn, tránh lãng phí thời gian hơn. Đây cũng là một trong những kỹ năng làm việc đáng giá:

1. Đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu ý nhau

Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản để làm giảm bớt những nội dung lặp đi lặp lại liên tục không cần thiết. “Thông thường, cách tốt nhất là lặp lại một câu hỏi cụ thể để đảm bảo cả người hỏi và người trả lời đều hiểu rõ ràng về những điều đang được hỏi và được trả lời”, Dalio viết trong Principles.

Đồng thời, hãy tránh sự thay đổi cảm xúc. “Cảm xúc của mọi người thường có xu hướng “nóng lên” khi xuất hiện sự bất đồng. Hãy luôn duy trì sự bình tĩnh và tư duy phân tích…”, vị tỷ phú đầu tư giải thích.

2. Sử dụng một chiếc bảng trắng để bám sát chủ đề

Khi một nhóm người họp hành, phần lớn mọi người thường có xu hướng làm cho người khác bị xao nhãng. Điều này dẫn đến kết quả là sẽ bị “thả trôi chủ đề”.

“Thả trôi chủ đề là hiện tượng mọi người nói từ chủ đề này rồi ngẫu nhiên dẫn đến chủ đề khác mà không giải quyết được bất cứ chủ đề nào. Có một cách để tránh ‘cái bẫy’ này là bám sát chủ đề bằng cách ghi chú lại trên một tấm bảng trắng để tất cả mọi người đều có thể theo dõi được nội dung chính của phần thảo luận”, Dalio gợi ý.

3. Chỉ định cá nhân cụ thể theo dõi một nhiệm vụ

Theo Dalio, mhiều đội ngũ thường đưa ra một quyết định làm việc gì đó nhưng không chỉ định một cá nhân cụ thể phụ trách nó. Vì vậy, ông cho rằng, khi ra một quyết định trong đội ngũ, điều quan trọng là phải chỉ định ra ai đó chịu trách nhiệm cho kết quả của từng phần việc. Nếu không, cả đội ngũ sẽ gặp rắc rối.

4. Sử dụng “nguyên tắc 2 phút”

Tất cả mọi người đều muốn ý kiến của mình được lắng nghe, nhưng không ai muốn thời gian của mình bị lãng phí. Giải pháp của tỷ phú Dalio cho vấn đề này là “nguyên tắc 2 phút”.

“Theo nguyên tắc 2 phút, bạn phải trao cho ai đó 2 phút trình bày quan điểm và giải thích suy nghĩ mà không ngắt lời họ bằng cách nêu ý kiến của mình. Điều này đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có thời gian để truyền đạt đầy đủ quan điểm của mình mà không lo lắng về việc bị hiểu lầm hoặc bị cướp lời bởi một giọng nói to hơn”, Dalio lý giải.