Rất nhiều người đang tự hỏi làm thế nào để tăng năng suất và đạt được nhiều mục tiêu hơn?

Mỗi ngày đều có 24 giờ để điều hướng cuộc sống và đạt được mục tiêu. Sau đó, 24 giờ biến thành 168 giờ một tuần; rồi chuyển thành 720 giờ trong một tháng. Rất nhiều người tự hỏi “Tôi đã hoàn thành bao nhiêu việc trong thời gian này?”

Trên thực tế, nhiều người nhận ra rằng đã không làm việc hiệu quả trong suốt 24 giờ. Khi chưa đạt được điều gì có ý nghĩa; nghĩa là con người đã không sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả. Vì vậy, nhiều người tự hỏi, làm thế nào để có thể làm việc hiệu quả hơn và hoàn thành các mục tiêu của mình?

Có hai cách để tăng năng suất ngay lập tức:

• Tăng năng suất bằng cách làm việc thông minh hơn
• Giải quyết các nhiệm vụ của bản thân bằng cách làm việc lâu hơn và chăm chỉ hơn

Nói một cách dễ hiểu, hầu hết mọi người sẽ chọn phương án đầu tiên và làm việc thông minh hơn. Vậy làm thế nào để áp dụng cách làm việc thông minh vào công việc của bản thân để làm việc hiệu quả và hoàn thành nhiều hơn?

Bài viết này sẽ tìm hiểu phương pháp tăng năng suất có thể áp dụng vào công việc một cách dễ dàng. Tuy nhiên, trước khi giải quyết các vấn đề về năng suất, cần xác định một số yếu tố ảnh hưởng đến năng suất và tìm hiểu tầm quan trọng của nó.

Yếu tố nào ảnh hưởng đến năng suất? Có 8 yếu tố chính ảnh hưởng đến năng suất bao gồm:

• Khả năng hoạch định và sắp xếp công việc
• Khả năng theo dõi, quản lý
• Kỹ năng chuyên môn
• Đội ngũ nhân lực
• Hệ thống điều phối công việc
• Quy trình sản xuất
• Tình hình tài chính
• Vị trí làm việc

8 thành phần này có thể tác động đến năng suất của mỗi cá nhân, dẫn đến việc họ không thể hoàn thành các mục tiêu kinh doanh. Từng yếu tố trên sẽ được phân tích trong nội dung dưới đây.

Tại sao Năng suất lại quan trọng như vậy?

Năng suất rất quan trọng vì nó là thước đo hiệu quả của lực lượng lao động trong sản xuất. Nó bao gồm việc sử dụng nguồn nhân lực, máy móc, tài chính và các cơ chế khác tạo ra nguồn lợi cho việc kinh doanh. Hơn nữa, năng suất cao giúp mọi doanh nghiệp đều muốn đạt được mục tiêu mong muốn của mình. Nó là một tiêu chí thiết yếu trong hoạt động của một doanh nghiệp vượt trội. Nói cách khác, năng suất giúp quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ tiêu dùng trở nên hiệu quả và tạo được nhiều lợi nhuận. Do đó, doanh nghiệp cần xác định các phương pháp hữu ích để nâng cao năng suất của đội ngũ.

Chọn lọc và ưu tiên nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng
Liệt kê và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng sẽ góp phần đáng kể vào việc cải thiện năng suất của cả đội ngũ. Việc ưu tiên sẽ giúp đội ngũ tập trung vào vấn đề và nỗ lực giải quyết các nhiệm vụ quan trọng đó. Nhà lãnh đạo cần lập danh sách công việc và thực hiện theo thứ tự ưu tiên.

Mặt khác, không phải tất cả các nhiệm vụ cần sự ưu tiên như nhau. Nói cách khác, danh sách ưu tiên của có mục đích giúp nhà lãnh đạo xác định những công việc cần quan tâm ngay lập tức và những công việc có thể được giải quyết sau đó. Những nhiệm vụ quan trọng nhất cần được xếp ở trên cùng danh sách để đáp ứng đúng thời hạn mục tiêu đề ra.

Cải thiện năng suất bằng cách giao phó trách nhiệm công việc
Để tăng năng suất trong doanh nghiệp của mình, nhà lãnh đạo cần ủy thác các dự án cho các thành viên trong đội ngũ. Khả năng phân chia công việc là yếu tố quan trọng để trở nên hiệu quả vì nhà lãnh đạo không thể hoàn thành mọi thứ một mình. Nhà lãnh đạo cần sự hỗ trợ của đội ngũ để giúp doanh nghiệp đạt được nhiều thành tựu hơn.

• Nhà lãnh đạo có thể tận dụng thế mạnh của các phần mềm công nghệ để điều phối và ủy thác công việc hiệu quả. Một số công cụ có thể sử dụng để ủy quyền nhiệm vụ như:
• Thời gian biểu
• Coschedule
• Asana
• Evernote
• Basecamp
• Google Drive
• Trello

Những công cụ này sẽ cho phép nhà lãnh đạo và đội ngũ làm việc thông minh và tiết kiệm công sức hơn. Với những công cụ này, nhà lãnh đạo dễ dàng điều phối công việc cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ của họ.

Thiết lập kế hoạch thực thi hiệu quả
Nhà lãnh đạo nên dành thời gian để lập kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày và ưu tiên những việc quan trọng để nhanh chóng hoàn thành mục tiêu của mình. Hãy coi thời gian là một nguồn tài nguyên khan hiếm và cần được sử dụng một cách khôn ngoan.

Do đó, việc sắp xếp thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp nhà lãnh đạo xác định rõ những việc cần làm trên thực tế trong thời hạn được đề ra. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công việc, hãy đảm bảo dành thời gian để lập kế hoạch trước khi bắt tay vào các dự án. Hơn nữa, hãy linh hoạt thay đổi kế hoạch theo từng tình huống thay vì cứng nhắc bám sát theo nó.

Ngoài ra, một kế hoạch rõ ràng cho phép nhà lãnh đạo có những nhìn nhận mới về sự phát triển của doanh nghiệp. Nó cho phép nhà lãnh đạo nhìn vấn đề theo nhiều góc độ mà trước giờ chưa từng được xem xét. Quy trình này sẽ hỗ trợ nhà lãnh đạo thiết lập một chiến lược tiếp thị bền vững sẽ dễ dàng tăng năng suất của cả đội ngũ.

Xác định mục tiêu và thời gian làm việc hiệu quả
Rõ ràng về mục tiêu kinh doanh giúp nhà lãnh đạo sẽ giúp đội ngũ nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong bức tranh chung của doanh nghiệp. Mọi người sẽ dễ dàng tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, từ đó năng suất và lợi nhuận được tăng cao.

Vì vậy, mục tiêu của nhà lãnh đạo là gì? cần làm gì để thực hiện chúng? Làm thế nào để làm việc hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu của bản thân? Đích đến cho phép nhà lãnh đạo và đội ngũ nỗ lực nhiều hơn vào nhiệm vụ của mình và hoàn thành nhiều công việc hơn.

Ngoài ra, nhà lãnh đạo cần xác định những thời điểm vàng làm việc hiệu quả hơn và tận dụng nó triệt để. Ví dụ, một số người sẽ đạt năng suất tốt nhất vào buổi sáng. Nhưng đối với những người khác, nó có thể khác. Do đó, hãy xác định công việc cần làm và sắp xếp lịch trình làm việc phù hợp.

Làm nhiệm vụ khó trước để tăng năng suất
Nên sử dụng năng lượng thực hiện các nhiệm vụ khó trước trước, và đẩy các nhiệm vụ khó về sau. Mặt khác, nếu lực chọn làm việc dễ trước, nhiệm vụ khó càng trở nên phức tạp hơn.

Ngoài ra, nên giải quyết những vấn đề khó khăn hơn vào buổi sáng ? Đó là bởi vì buổi sáng là thời điểm mọi người có xu hướng tập trung và minh mẫn nhất.

Thiết lập lượng thời gian cho các nhiệm vụ và đặt giới hạn thời gian
Một số nhà tiếp thị, đặc biệt là các blogger và dịch giả tự do làm việc tại nhà nghĩ rằng họ có thể định lượng chính xác lượng thời gian họ đang dành cho các dự án khác nhau. Nhưng điều đó không dễ dàng, đặc biệt khi họ đang ước tính thời gian theo cách thủ công. Tuy nhiên, tại sao việc theo dõi thời gian ảnh hưởng đến việc nâng cao hiệu suất?

Thiết lập thời gian dành cho công việc là điều cơ bản để đo lường năng suất của bản thân. Nó cũng giúp mọi người xác định khoảng thời gian và cách sắp xếp thứ tự ưu tiên để làm việc hiệu quả hơn.

Do đó, sau khi thiết lập thời gian bạn dành cho các dự án khác nhau, hãy đặt ra giới hạn thời gian cho các công việc trong tương lai để cải thiện năng suất. Đặt ra thời hạn và bám sát thời hạn sẽ giúp cải thiện sự tập trung và hiệu quả hơn trong công việc.

Áp dụng Quy tắc hai phút để tăng năng suất
Quy tắc 2 phút rất cần thiết trong việc thúc đẩy năng suất vì nó khắc phục được sự trì hoãn và lười biếng. Nó giúp nhà lãnh đạo và đội ngũ hoàn thành nhiều công việc hơn bằng cách thực hiện các nhiệm vụ nhỏ trong gian ngắn. Áp dụng chiến thuật này sẽ cho phép nhà lãnh đạo tận dụng một lượng nhỏ thời gian để hoàn thành nhiều công việc hơn.

Tổng kết
Năng suất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng trong công việc kinh doanh và cuộc sống. Nó sẽ cho phép nhà lãnh đạo và đội ngũ làm nhiều công việc và tránh tình trạng căng thẳng. Từ đó, đội ngũ nhân viên sẽ đạt được nhiều thành tựu hơn từ những nỗ lực của họ, cho phép họ có nhiều thời gian cần thiết để tận hưởng và tập trung vào những vấn đề quan trọng khác.

Theo THRIVE GLOBAL